microsoft_teams

Nog fijner samenwerken: Microsoft Teams

Sinds een paar maanden is binnen O365 Teams beschikbaar in preview. Binnenkort wordt het breed beschikbaar gesteld. Met Teams maakt Microsoft weer een grote stap in het digitaal samenwerken.

Teams is gebaseerd op Groups en is het antwoord op het populaire Slack en op het gebruik van WhatsApp binnen teams en projecten. De app verbindt andere elementen van O365 en maakt het digitaal samenwerken snel en eenvoudig.
Nu ik er een tijdje mee bezig ben word ik er steeds enthousiaster over, maar uiteraard zorgt ook Teams voor vragen.

Eerst maar eens kijken wat het is. Een team stelt al het gereedschap voor digitaal samenwerken beschikbaar. Het bestaat uit kanalen waarbinnen je gesprekken kunt voeren, bestanden kunt opslaan, notities kun maken etc etc. Een kanaal is heel eenvoudig aan te maken, waardoor een team zijn eigen ordening en werkwijze kan inrichten. Bestanden worden opgeslagen binnen een SharePoint bibliotheek. Bestanden, mails en attachments zijn op deze manier snel en eenvoudig toegankelijk voor teamleden. Daarnaast is een groot voordeel dat je conversaties, ook de videogesprekken, kunt vastleggen waardoor informatie behouden en beschikbaar blijft voor het team.
Ook maakt Teams het door middel van Connectors mogelijk andere informatiebronnen beschikbaar te stellen binnen een team. Dit kan bijvoorbeeld een twitteraccount zijn maar ook een SharePoint bibliotheek.

Teams biedt dus veel mogelijkheden die het digitaal samenwerken vergemakkelijken, maar er zijn natuurlijk nog wel een aantal punten waar over nagedacht moet worden.

In de eerste plaats een oude bekende: Hoe houd je het beheerbaar? Een klassiek probleem van SharePoint was altijd de wildgroei aan sites met ieder zijn eigen inrichting en rechten. Dat is met Teams niet anders. Het is dus zaak dit mee te nemen in het informatiebeleid. Oftewel: stel een governanceplan op, waarin je ook aandacht besteedt aan het gebruik van Teams. Pas daarbij wel op dat je het idee achter Teams, makkelijk en snel samenwerken, niet ondergraaft. Structuur en spelregels zijn goed zolang het geen doel op zichzelf wordt.

Een tweede punt van aandacht, dat samenhangt met de governance, is de archivering van informatie dat op een Team wordt vastgelegd. Uiteraard geldt dit niet voor Teams alleen, maar is het van belang voor alle vormen van digitaal samenwerken. Of het nu een zaaksysteem, een Groep of een Team is. Mooie tools voor online samenwerken spreken nu eenmaal meer tot de verbeelding dan archiveren, maar dat maakt het niet minder belangrijk informatie voor de toekomst beschikbaar, herkenbaar en bruikbaar te houden en ook weer op de juiste tijd te vernietigen. En dat heet archiveren.

Geplaatst in Geen categorie.